ทำไมจึงไม่มีใครเก่ง Excel จริงๆสักที

ฉลาดใช้ Excel ในงานธุรกิจอย่างมืออาชีพ 

ผมเริ่มต้นชีวิตเป็นวิทยากรสอน Excel ด้วยหลักสูตรฉลาดใช้ Excel ในงานธุรกิจอย่างมืออาชีพตั้งแต่ปีพ.ศ.2539 ตอนนั้นคิดว่าผู้ใช้ Excel ทั่วไปคงมีพื้นฐานเพียงพอที่จะเรียนรู้ตามเนื้อหาที่ผมอบรมได้ไม่ยาก แต่กลับพบว่าจากจำนวนผู้เข้าอบรมกว่า 40 คนที่เข้าเข้ารับการอบรมหลักสูตรนี้ที่สมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น) มีเพียง 2-3 คนเท่านั้นที่มีพอจะติดตามเนื้อหาได้ทัน เกือบทั้งห้องมีแต่คนนั่งพิงพนักเก้าอี้อย่างคนหมดแรง ได้แต่ลอกทำตามไปอย่างเสียไม่ได้โดยไม่ได้ใช้ความคิดของตัวเอง ผมจึงเห็นว่าผู้เข้าอบรมทั่วไปยังขาดพื้นฐานอีกมาก จึงตัดสินใจปรับเป็น 3 หลักสูตรที่ให้พื้นฐานทีละขั้นแทน ได้แก่ หลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel หลักสูตรหันมาใช้ Excel จัดการฐานข้อมูลแทน Access กันดีกว่า และหลักสูตรเคล็ดการเพิ่มผลงานลดความซับซ้อนของงานด้วย Excel VBA และแม้เวลาจะผ่านไปกว่า 20 ปีแล้วก็ตาม ทุกวันนี้ก็ยังพบเสมอว่า มีน้อยคนนักที่ฉลาดนำความรู้เหล่านี้มาประยุกต์ใช้ร่วมกันได้อย่างเหมาะสม

ปัญหาของการใช้ Excel ให้เหมาะสม ไม่ได้ขึ้นกับว่าผู้ใช้ Excel รู้จักตัวโปรแกรม Excel มากน้อยเพียงใดเท่านั้น หากยังต้องรู้จักดัดแปลง แก้ไข ปรับปรุง ปรับเปลี่ยนวิธีการใช้งานให้เหมาะสมกับสภาพงานและพนักงานที่เกี่ยวข้องอีกด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งต้องช่วยทำให้งานยังคงดำเนินต่อไปได้เมื่อมีคนลาออกหรือเมื่อมีการนำระบบงานที่ต่างไปจากเดิมมาใช้

ปัญหาการสร้างคนสำคัญที่สุด

ผมหวังไว้ว่า ลูกศิษย์ทุกคนที่มาเข้ารับการอบรมกับผม สักวันหนึ่งเธอและเขาเหล่านั้นจะเก่งกว่าผมให้ได้ ถ้าเก่งกว่าผมจนสามารถกลับมาสอนผมได้จะเยี่ยมมาก แต่ความหวังนี้เป็นจริงได้ยากเหลือเกินถ้าตัวลูกศิษย์ไม่ได้รักที่จะหาทางใช้ Excel ให้ถึงที่สุด สมัยที่ผมสอนที่สมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น) นั้น ผู้เข้าอบรมน้อยคนนักที่มาเรียนกับผมเพราะตัวเองขอมาเรียนเอง ส่วนใหญ่ถูกฝ่ายบุคคลหรือหัวหน้าส่งมา บางบริษัทส่งคนมาเรียน Excel เพียงเพราะมีเงินตามงบอบรมเหลืออยู่จึงต้องใช้ให้หมดก่อนจะสิ้นปี ส่วนคนที่อยากมาเรียนก็มักถูกหัวหน้าพูดดักแบบอวดรู้ว่า Excel ก็ใช้ทำงานได้แค่นั้นแหละ อ่านหนังสือเอง ลองทำเองก็ได้ ต้องไปเรียนทำไม ลูกศิษย์ที่ตั้งใจอยากมาเรียนบางคนถึงกับต้องออกเงินมาเรียนเอง แถมต้องถือเป็นวันลาของตัวเองอีกด้วย

ต่างจากทุกวันนี้ที่ผมเปิดสอนแบบตัวต่อตัว ผู้ที่มาเรียนมีความอยากที่จะเก่ง Excel ให้มากขึ้น หลายๆคนถึงกับออกเงินเองและลางานมาเรียน

หัวหน้าบางคนให้เวลาสำหรับอบรม Excel กับลูกน้องมาแค่ครึ่งวันเพราะคิดว่าไม่เห็นจะมีอะไรต้องเรียนรู้กันมาก เข้าใจอย่างผิดๆมาว่า ถ้าใช้ Excel รุ่นล่าสุด แค่คลิกเดียวบนเมนู Excel ก็จะสร้างรายงานที่ต้องการออกมาได้ในพริบตา ไม่เห็นจะต้องใช้สมอง(ของลูกน้อง)คิดให้มาก แล้วตัวหัวหน้าเองก็ยังอยากได้รายงานหน้าตาแบบที่ตนต้องการ ไม่ยอมรับหน้าตารายงานที่ Excel เตรียมไว้ ส่งผลทำให้ลูกน้องลาออกกันบ่อยเพราะทนเครียดไม่ไหวกับการลอกข้อมูลมาแปะเพื่อจัดหน้าตารายงานให้ได้ตามที่หัวหน้าปรารถนา

ไม่ว่าหัวหน้า ลูกน้อง หรือตัวผู้ใช้ Excel จะคิดอย่างไร สุดท้ายแล้วก็ไม่มีทางที่จะเก่ง Excel ได้อยู่ดี พอจะเริ่มต้นเข้าใจหลักการใช้ Excel ได้คล่องก็ถึงเวลาได้เลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่งเป็นหัวหน้า พอเป็นหัวหน้าแล้วก็เลิกจับ Excel หันไปสั่งลูกน้องให้ใช้ Excel แทน วงจรนี้เองที่ทำให้ไม่มีคนเก่ง Excel สักคนเหลืออยู่ในบริษัท บริษัทที่ขั้นตำแหน่งงานเต็มแล้ว ตัวลูกน้องก็ไม่รู้จะขยันไปทำไม ทำไปก็ไม่เห็นจะได้เลื่อนขั้น ทนทำงานไปสักพักแล้วก็พากันลาออกไปเริ่มต้นที่บริษัทอื่นกันใหม่ แม้แต่ตัวหัวหน้าเองก็คิดเช่นนี้ ไม่รู้ว่าจะส่งลูกน้องไปเรียน Excel กันทำไม เพราะอีกไม่นานลูกน้องก็คงลาออกอยู่แล้ว

แทนที่จะมุ่งให้พนักงานในบริษัทเก่ง Excel ทุกคน ขอแนะนำให้สร้างหน่วยงานใหม่ชื่อว่า User Specialist โดยดึงคนที่เก่งแต่ละโปรแกรมมารวมกันไว้ที่หน่วยงานนี้ หาทางสร้างคนเก่ง Excel ไว้ 2 คนก็พอ จะได้ไม่วุ่นถ้ามีคนเก่งเพียงคนเดียวแล้วมีเหตุต้องลาออกกันไป โดยมอบหมายหน้าที่ให้รับสร้างแฟ้มงานให้พนักงานทั่วไปใช้พร้อมกับเป็นวิทยากรอบรมให้กับเพื่อนๆ แล้วเพิ่มค่าตอบแทนให้เป็นพิเศษตามความยากง่ายหรือประโยชน์ที่ได้รับจากแฟ้มที่สร้างขึ้น ส่วนพนักงานอื่นทำหน้าที่เพียงกรอกบันทึกข้อมูลให้ถูกต้องก็พอ