ความรู้ที่ผู้เข้าอบรมจะได้รับจาก Excel Expert Training มี 3 แหล่งได้แก่ คู่มือประกอบการอบรม แฟ้มตัวอย่างที่ใช้ในการอบรม และคำบรรยายที่ถ่ายทอดให้ฟัง โดยแฟ้มตัวอย่างของ Excel Expert Training หลายเรื่องที่ไม่ตรงกับตัวอย่างในคู่มือ และเรื่องที่พูดอธิบายก็มีประเด็นมากกว่าที่เขียนไว้ หรือนึกไม่ถึงว่าเกี่ยวข้องกับแฟ้มตัวอย่างได้อย่างไร
การเรียนปริญญาโทที่อเมริกา เรื่องที่อาจารย์สอนไม่มีในหนังสือ และเรื่องที่สอบ อาจารย์ไม่ได้สอน พอถึงเวลาสอบต้องใช้ความรู้มากกว่าที่อาจารย์สอนจึงจะทำคะแนนได้เกรดดีๆ
วิธีการเรียนในไทย อาจารย์มักยกตัวอย่างและบรรยายตรงกับตัวอย่างและข้อความที่เขียนไว้ในตำรา สมัยที่ผมยังเป็นนักเรียนนักศึกษาอยู่นั้น เคยสงสัยเสมอว่าทำไมต้องมาเรียนด้วยเพราะอ่านตำราได้เองอยู่แล้ว
ถ้าอยากสอน Excel ให้ง่ายแล้วดูดีว่าจบไว แค่อธิบายตามตัวอย่างก็จบแล้ว ผู้เข้าอบรมไม่มีทางทราบเลยว่าตัวเองอดเรียนรู้เรื่องอะไรไปบ้าง ยกตัวอย่างเช่น การใช้สูตร IF
=IF(ส่วนตรวจสอบเงื่อนไข, คำตอบกรณีใช่, คำตอบกรณีไม่ใช่)
=IF(A1=A2, A3, A4)
อาจสอนแค่ให้เรียนรู้ว่าโครงสร้างในวงเล็บของสูตร IF ประกอบด้วยส่วนที่เป็นเงื่อนไข A1=A2 ตามด้วยเครื่องหมายคอมมาแล้วใส่ผลลัพธ์ A3 ที่ต้องการกรณีที่เงื่อนไขตรวจสอบว่าใช่ แล้วใส่เครื่องหมายคอมมาแล้วใส่ผลลัพธ์ A4 ที่ต้องการกรณีที่เงื่อนไขตรวจสอบว่าไม่ใช่แล้วใส่เครื่องหมายวงเล็บปิด พอทดลองสร้างสูตรลงไปในเซลล์ให้เห็นว่ามันทำงานได้จริงแล้วก็สอนเรื่องต่อไป
ช่วงแรกที่ผมสอน Excel ผมก็สอนแค่นี้เหมือนกัน ต่อมาภายหลังจึงรู้ว่าก่อนจะสอนสูตร IF ต้องอธิบายวิธีคิดคำนวณของโปรแกรม Excel ให้ทราบก่อนว่า Excel Precision คืออะไร เมื่อใดที่ Excel จะเพี้ยนและจะแก้ผลลัพธ์ให้ถูกต้องได้อย่างไร หากไม่ได้อธิบายเรื่องเหล่านี้สูตร IF ที่ใช้อาจทำงานถูกบ้างผิดบ้างโดยผู้ใช้ไม่รู้ตัว และถ้าจะให้มีความชัดเจนขึ้นไปอีก ผู้ใช้งานต้องยึดหลักในการบันทึกข้อมูลอย่างไรบ้าง จะตรวจสอบข้อมูลว่ามีค่าที่ถูกต้องตามต้องการได้อย่างไร ที่สำคัญที่สุดคือห้ามสอนเรื่องการใช้รูปแบบ (Format) ก่อนสอนสูตร IF เป็นอันขาดหรือหากกำหนด Format ไว้ก่อนแล้วจะแกะดูค่าที่แท้จริงได้อย่างไร
ถ้าจะสอนให้ละเอียดขึ้นไปอีก ต้องอธิบายให้เข้าใจว่าสูตร IF มีข้อดีข้อเสียเมื่อเปรียบเทียบกับสูตรอื่นอย่างไร โครงสร้างตารางเป็นอย่างไรจึงจะเหมาะกับสูตร IF แล้วถ้ามีหลายเงื่อนไขที่ต้องการตรวจสอบจะดูอย่างไรว่าจะใช้สูตร IF เพียงชั้นเดียวหรือต้องซ้อน IF หลาย IF หรือจะเลิกใช้ IF แล้วหันไปใช้สูตรอื่นที่สะดวกกว่าแทน
ถ้าตัวเลขที่นำมาใช้กับสูตร IF เกิดจากการบวก ก็น่าสอนวิธีบวกเลขให้ชำนาญ เมื่อใดจะนำค่ามาบวกกันแบบ =เซลล์นั้น + เซลล์นี้ หรือจะใช้สูตร =Sum(ช่วงเซลล์) ซึ่งแค่การบวกเลข 2 วิธีนี้ก็มีประเด็นย่อยที่สำคัญต่อไปอีก
ระดับความละเอียดในการสอนดังกล่าวล้วนเป็นเรื่องสำคัญทั้งหมด เป็นพื้นฐานที่ต้องใช้เวลาอธิบาย ซึ่งผู้เข้าอบรมส่วนใหญ่นึกไม่ถึงหรอกว่าเป็นความรู้ที่จำเป็นอย่างยิ่ง
